沟通的技巧

各种沟通方式的选择

  1. 面对面,没有时延且效果好,适合较为紧急的,需要紧密沟通事项
  2. 电话,没有时延但效果稍差,适合较为紧急且较为确定,不容易误解的事情
  3. IM,时延较短,分钟级,适合不太紧急,且几句话能说清楚的事情
  4. 邮件,时延较长,小时级,有记录,备份功能,适合重要但不紧急的事情,需要双方确认的事情等
  5. 总的原则:能够在预期的时延内得到响应,且沟通有效,对对方打扰较少的方式最佳

写email的要点

  1. 正确的收件人和抄送方
  2. 言简意赅的标题,便于收件人区分
  3. 正文要点明确而不啰嗦
  4. 对外沟通时,简明扼要解释问题原因和改进措施
  5. 有后续action的一定要有时间点

主动的状态更新

  1. 随时更新你的进展
  2. 如果中途出现问题,要及时和别人讨论
  3. 如果不能完成,在检查点之前及时给出状态报告
  4. 即使任务圆满完成,也应该给出状态报告,最后完成到什么程度,建议如何开展后续工作

有效沟通

  1. 沟通要达到效果
  2. 带着问题和想法去沟通
  3. 如果没有效果,应让更多人知道,尤其是你的老板和对方的老板

会议,讨论记录

  1. 每一次小规模讨论,集中会议,口头需求变更,口头接口约定等,都要用邮件的形式来记录并发送给与会各方
  2. 好记性不如烂笔头
  3. 文字可以澄清大家彼此的误解
  4. 简要记录会谈的过程,记录最终的结论,后续action等,后续action要有时间点

邮件抄送自己主管的原则

  1. 项目启动,项目计划的邮件
  2. 项目计划变更的邮件
  3. 项目大里程碑以及结项的状态报告邮件
  4. 计划外工作需要占用你较多时间的邮件
  5. 对外交流的结论性邮件
  6. 沟通失败,合作不顺,无法达成一致的时候
  7. 觉得有必要让主管知道的邮件
  8. 无法确认是否需要抄送的邮件,请抄送,主管的工作之一就是关注邮件,了解最新情况并处理协调
  9. 补充点,若对方发送以上邮件,没有抄送你的主管,请你主动转发一下,若还有后续邮件,请全部回复

邮件抄送对方主管的原则

  1. 和抄送自己主管类似
  2. 项目启动的邮件
  3. 项目计划的邮件
  4. 计划变更的邮件
  5. 项目大里程碑以及结项的状态报告邮件
  6. 计划外工作需要占用对方较多时间
  7. 对外交流的结论性邮件
  8. 沟通失败,合作不顺,无法达成一致的时候
  9. 觉得有必要让对方主管知道的邮件
  10. 无法确认是否需要抄送的邮件,建议不抄

邮件抄送导师原则

  1. 技术相关的大里程碑,如项目设计方案,项目预研结束
  2. 遇到技术问题,和别人讨论时
  3. 新人日报
  4. 导师了解后,有助于帮助你技术成长的邮件

邮件组内群发原则

  1. 知识性内容,对组里每个人都有益处的知识
  2. 组内公共性事务
  3. 对外沟通而适用于整个组的结论
  4. 各种适合组内分享的邮件
  5. 个人请假等